2021年7月6日，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，提出了“四個好”、“兩個服務”的目標要求，為做好新時代檔案工作指明了方向。筆者作為一名檔案工作者，對近年來在檔案規范化管理工作中發現的問題提出建議，供同行參考。

一、當前檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理機制不健全，對檔案工作重視不夠。在檔案工作責任體系中，一些部門檔案工作分管領導責任不明確，檔案專兼職人員安排不到位，檔案工作人員變動頻繁，檔案管理崗位責任制沒有落到實處，檔案管理制度不健全。

2.檔案管理粗放，檔案基礎設施設備投入不足。受辦公條件限制等因素，沒有專門的檔案室，檔案裝具配備不符合規范，有的仍在使用木制柜、玻璃門柜等不符合檔案管理要求的裝具，規范化檔案室基本沒有，檔案管理較為混亂，缺少檔案統計管理臺賬，檔案材料亂堆亂放，隨時可能發生丟失、損毀等現象，給檔案安全造成很大隱患。

3.檔案門類單一，收集不齊全。主要表現在機關檔案紙質檔案多，聲像檔案少，文書檔案多，專業檔案少。各門類檔案收集不全，檔案的收集歸檔側重文書檔案的收集歸檔上，對聲像、照片、實物等專門檔案的收集歸檔意識不強，比如，照片檔案具有形象性、直觀性、交流通用性等特點，在宣傳教育、傳播知識、科學研究、歷史憑證等方面具有重要價值，但在實際工作中，往往忽略照片檔案的收集，即使保存也沒有按照照片檔案規范“六要素”既事由、時間、地點、人物、背景、攝影者的要求歸檔，時間一長就說不清楚。   

4.檔案基礎業務薄弱。主要表現在文件材料收集歸檔范圍不明確，往往側重于辦公室的紅頭文件，對其他科室的文件材料收集不全，有的甚至直接不收集，保管期限劃分不準確、檢索不科學、收集不齊全、整理不規范等現象，保存的檔案不能全面記錄和反映本單位主要活動和主要工作。檔案歸檔整理不及時，檔案資源不能有效整合，嚴重影響了檔案的開發利用。

5.檔案信息化工作滯后。新時代信息化、互聯網、大數據、云計算對檔案工作產生了很大影響，如何擺脫傳統的檔案保管模式，實現檔案資源共享共用，是擺在單位檔案管理的大問題。而現實是，檔案仍然處于手工檢索階段，即使安裝了檔案管理軟件，因人員等原因，也沒有開展檔案的錄入掃描等數字化加工工作。

6.檔案干部隊伍需要進一步加強。一是檔案專業業務人員嚴重缺乏，檔案工作面臨人員老齡化的現象；二是檔案隊伍不穩定，多數為兼職。

二、對策建議

國家新修訂的《中華人民共和國檔案法》第六章規定的機關檔案工作監督檢查的六個方面，即檔案工作責任制和管理制度落實情況；檔案庫房、設施設備配置使用情況；檔案人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況。這六個方面其實就是檔案工作的全部，針對上述存在問題，做好檔案工作，可以從以下幾方面抓起：

1.高度重視，切實加強檔案工作。單位黨委要切實加強對檔案工作的領導，牢牢把握檔案工作的政治方向，加強統籌謀劃，健全工作機制，建立與新修訂的《中華人民共和國檔案法》相適應的管理體制。規范檔案收集、整理、夯實檔案安全基礎，推進檔案信息化建設，加強檔案干部隊伍建設等工作。各單位要把檔案工作納入單位的整體規劃，年度計劃和考核體系，與業務工作同部署、同實施、同發展，讓檔案記錄和反映單位工作的全過程。明確檔案工作分管領導和檔案專（兼）職人員，分管領導要精心安排部署，定期聽取檔案工作情況匯報，研究檔案工作中存在的困難。必須明確專（兼）職人員責任，制定各項檔案管理制度（檔案管理制度包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和檔案信息化建設等制度），確保檔案工作制度化、規范化。主管部門要對下屬單位的檔案工作進行監督指導，確保檔案工作管理到位、監督到位。要指定專人負責，不斷完善工作措施，有效突破瓶頸制約，有方向、有計劃的推進檔案現代管理體系建設，積極穩妥、規范高效推進檔案管理各項工作任務提質增效。

2.加大檔案設施設備投入，確保檔案管理絕對安全。單位要按照《機關檔案工作條例》要求，配備符合檔案安全標準的檔案室，檔案室要達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，檔案庫房不能設在衛生間、食堂、水房，庫房的旁邊。安裝配備符合檔案要求的裝具，集中統一管理本單位各門類檔案，確保檔案保管安全。對檔案管理不善，造成丟失、損毀的，按照《中華人民共和國檔案法》追究法律責任。

3.做好檔案規范化管理，解決好檔案業務基礎不強的問題。《機關檔案管理規定》對機關檔案的基本要求是：收集齊全完整、整理規范有序、保管安全可靠、鑒定準確及時、利用簡捷方便、開發實用有效。在新時代新形勢下，檔案越來越重要，而要實現開展好檔案工作的規范化管理，要在資金投入、人才補給、制度支持的多個方面都做到保障。在保障措施上，特別強調單位黨委要重視支持檔案工作，加大對檔案管理的投入，加強檔案干部隊伍建設和人才培養，提高安全管理水平，確保檔案管理發展與單位經濟和社會發展水平相適應。